Erste Schritte mit deinem persönlichen Agenten in Notion

Die meisten KI-Tools verschaffen dir einen Vorsprung, indem sie Texte verfassen, Ideen vorschlagen und Fragen beantworten. Aber eine Aufgabe zu erledigen, bedeutet oft zusätzliche Schritte. Tracker müssen aktualisiert und Dokumente geteilt werden. Und dabei musst du sicherstellen, dass alles synchronisiert wird.

Mit der Notion-KI erhältst du einen persönlichen Agenten, der nicht nur hilft, sondern die Arbeit auch für dich erledigt. Von schnellen Aufgaben bis hin zu komplexen, mehrstufigen Workflows – er erledigt alles. Du kannst deinen Agenten bitten, Seiten zu bearbeiten, Datenbanken zu aktualisieren und sogar Informationen aus deinen Tools und dem Web zu analysieren.

In dieser Anleitung erfährst du, wie du deinen Agenten verwenden kannst, um:

• Datenbanken zu erstellen, zu bearbeiten und Informationen aus ihnen abzufragen

• Mehrere Seiten in deinem Workspace zu erstellen und zu bearbeiten

• Informationen in deinen verbundenen Tools zu suchen und zu analysieren

• Seine Funktionsweise zu personalisieren

Dein Agent kann mehrstufige Aufgaben von Anfang bis Ende erledigen. Teile einfach deine Ziele mit und er macht sich an die Arbeit. Wie ein Notion-Superuser weiß dein Agent, wie man mit den meisten Bausteinen von Notion arbeitet. Du kannst deinen Agenten mit jedem Plan freischalten, der Notion-KI enthält.

Um loszulegen, klicke auf das kreisförmige Gesicht-Icon in der unteren rechten Ecke deines Workspace oder öffne den Notion-KI-Tab in der linken Seitenleiste.

Dein Agent kann Datenbanken in Sekundenschnelle erstellen oder bearbeiten. Beschreibe einfach, was du brauchst, und er richtet die richtigen Eigenschaften, Beziehungen, Diagramme und Ansichten ein, die sofort einsatzbereit sind. Hier sind nur einige Ideen, wie du beginnen könntest:

• Eine neue Datenbank erstellen – Bitte den Agenten: „Erstelle eine Datenbank für Marketingkampagnen mit Aufgaben für 3 Blogbeiträge, 15 Social-Media-Beiträge und 2 E-Mails für unsere bevorstehenden Herbst-Launches. Füge Spalten für die verantwortliche Person, das Fälligkeitsdatum und den Status hinzu. Füge Zeitleisten- und Board-Ansichten hinzu. Füge für jede Aufgabenseite eine kurze Inhaltsübersicht mit den wichtigsten Gesprächspunkten ein.“

• Eigenschaften und Ansichten in deiner Datenbank bearbeiten – Bitte den Agenten: „Erstelle eine personalisierte Ansicht aller mir zugewiesenen Aufgaben und markiere dann alle Aufgaben für September als erledigt.“

Denke daran: Je spezifischer du bist, desto besser sind deine Ergebnisse. Verfeinere deine Ergebnisse, indem du deinem Agenten sagst, was er ändern oder hinzufügen soll. Er wird alle Seitenlöschungen bestätigen, wenn du etwas entfernen möchtest.

PDFs sind überall, aber das Extrahieren nützlicher Informationen bedeutet in der Regel mühsames Scannen und Kopieren. Dein Agent kann statische Dateien in strukturierte Inhalte umwandeln:

• Vertragsdetails verfolgen – Lade ein PDF mit einem Lieferantenvertrag hoch und bitte deinen Agenten: „Verwandle diesen Vertrag in einen Tracker mit wichtigen Daten, Ergebnissen und Aufgaben. Füge Fälligkeitsdaten, verantwortliche Personen, Klauseln, Zahlungsbedingungen und Erinnerungen an Fristen hinzu.“ Dein Agent liest den Vertrag und organisiert alles in einem strukturierten Format.

• Forschungserkenntnisse organisieren – Wenn du mehrere Berichte hast, sage deinem Agenten: „Gehe diese PDFs zur Nutzerforschung durch und erstelle eine Zusammenfassung mit den wichtigsten Erkenntnissen, Nutzerzitaten und nächsten Schritten, gruppiert nach Produktbereich.“

Eines der leistungsstärksten Anwendungsfelder für Agenten ist die Erstellung und Bearbeitung von Inhalten. Anstatt ganz von vorne anzufangen oder Informationen manuell zu aktualisieren, kann dein Agent die Entwicklung von Inhalten und gezielte Aktualisierungen übernehmen. Das alles kann er:

• Eine Projektdokumentation erstellen – Um Meeting-Notizen oder Transkripte in umsetzbare Projektdokumente umzuwandeln, könntest du ihn bitten: „Erstelle auf der Grundlage des jüngsten Brainstormings zum Projekt XYZ ein Projekt-Kick-off-Dokument mit Zielen, Teamrollen und einer Übersicht über den Zeitplan.“

• Deine Wissensdatenbank verwalten – Wenn sich deine Unternehmensrichtlinien ändern, sage deinem Agenten: „Wir geben allen zwei zusätzliche persönliche Tage sowie einen Freiwilligentag pro Jahr und ihren Geburtstag frei. Kannst du unsere Seite mit den Urlaubsrichtlinien finden und die neuen Leistungen hinzufügen?“ Dein Agent findet die entsprechenden Seiten, nimmt die Aktualisierungen vor und sorgt dafür, dass dein Ton und die Seitenformatierung einheitlich bleiben.

Informationen sind überall zu finden – in Slack-Gesprächen, Support-Tickets, Google-Drive-Dateien, Projektdatenbanken. Dein Agent kann alle deine verknüpften Tools durchsuchen, um alles zusammenzuführen. Hier sind nur einige Ideen, wie du beginnen könntest:

• Umfassende Feedback-Berichte erstellen – Bitte deinen Agenten: „Erstelle einen Kundenfeedback-Bericht anhand von Slack-Diskussionen aus #customer-feedback und aktuellen Web-Bewertungen. Hebe die drei wichtigsten Probleme hervor und mache Lösungsvorschläge.“ Dein Agent durchsucht sowohl interne Gespräche als auch öffentliche Quellen, deckt wiederkehrende Themen auf und liefert einen klaren Bericht mit umsetzbaren Empfehlungen.

• Zur Konkurrenz recherchieren – Bitte deinen Agenten: „Überprüfe Fallstudien und Pitch-Decks im Google-Drive-Ordner für Enterprise Sales, recherchiere Produktpakete und Preise von Wettbewerbern im Web und erstelle ein Sales-Playbook, das unsere Unterscheidungsmerkmale und empfohlene Gesprächswege hervorhebt.“ Dein Agent greift auf interne Assets und externe Markterkenntnisse zurück und fasst dann alles in einem strukturierten Playbook zusammen, das dein Vertriebsteam sofort verwenden kann.

Dein Agent passt sich deiner Arbeitsweise und Kommunikation an und wird zu einem personalisierten Teamkollegen, der sich wie eine Erweiterung deiner selbst anfühlt. Du kannst seine Persönlichkeit, sein Aussehen und seinen Kommunikationsstil an deine Vorlieben anpassen.

Um loszulegen, bewege den Mauszeiger über das Notion-KI-Gesicht, bis du Personalisieren siehst, und klicke dann darauf, um den Agenten zu bearbeiten. Von dort aus hast du folgende Möglichkeiten:

• Gib eine Persönlichkeit – wähle einen Namen und ein Accessoire, die zu deinem Stil passen.

• Lege den Kommunikationsstil fest – Erstelle eine Seite mit Anweisungen, um deinem Agenten deinen Ton, deine Workflows und deine Eigenheiten beizubringen. Beginne von vorne oder verwende eine Vorlage.

• Lasse ihn lernen – Dein Agent lernt, während ihr chattet. Füge Details wie „Sarah ist meine Managerin“ oder „Wir konzentrieren uns auf Produkt-Launches“ hinzu, damit er die Antworten anpassen kann. Im Laufe der Zeit merkt er sich deinen Stil und deine Workflows.

Mit Agenten kannst du Ideen durch einfache Gespräche in fertige Systeme verwandeln. Du brauchst nicht einmal technisches Wissen – beschreibe einfach deine Ziele und beobachte, wie dein Agent sie zum Leben erweckt.